フリーランスは領収書の保管は必要？正しい発行方法や保管方法を徹底解説

フリーランスになる前は「領収書は受け取るもの」だという認識が強かったと思います。しかし、フリーランスになると「領収書は発行するもの」にもなってきます。いざ領収書を発行する際に、「領収書の書き方がわからない」「領収書の保管方法がわからない」となるとミスが生じる可能性も考えられます。

そこでこの記事では、フリーランスの領収書の扱い方を、発行する場合と受領する場合に分けて解説しています。また、領収書の保存期間、収入印紙とはなにか、クレジットカードで支払いを受けた場合の対処方法など、細かい内容にも踏み込んでいるため、最後までご一読いただければ領収書に関するおおまかな内容はつかめるかと思います。ぜひともご確認ください。

フリーランスには領収書の保管は必要？

結論から言うと、フリーランスは領収書の保管をしなくてはいけません。フリーランスは開業届を税務署に提出しているか否かに関わらず、税法上の区分としては個人事業主に該当します。開業届を提出していないフリーランスは白色申告者という扱いになり、領収書にいたっては5年間の保管義務が生じます。また、青色申告をしているフリーランスは7年間の保管が義務付けられています（ただし、青色申告者でも前々年分の所得が300万円以下の場合は5年の保管でよいとされています）。

レシートとの違い

領収書とレシートの大きな違いは、「宛名（購入者の氏名や屋号、企業名）」が記載されているか否かです。お手元のレシートを確認していただきたいのですが、レシートには以下の内容が記載されていると思います。

　

・利用店舗名

・取引日時

・取引内容（商品名など）

・取引金額

・消費税率および消費税額

　

上記のレシートに記載されている内容に、購入者の氏名や屋号、企業名を記載した宛名があるものが領収書となり、「領収書」と印字されていなくても、レシートに宛名が記載されていれば経費計算をする際の必要書類として扱うことができます。

また、レシートを領収書の代わりとして扱う際には特例があり、以下の業種を利用して発行されたレシートは、宛名がなくても領収書の代わりに利用することができます。

　

・飲食業

・小売業

・駐車場業

・旅行業

・旅客運送業

　

領収書とレシートの違いは宛名があるか否かだと覚えておきましょう。

クレジットカードの利用明細との違い

クレジットカード会社から発行される「クレジットカードの利用明細」は、消費税法上の領収書の要件を満たしていないため、厳密には領収書の代わりにはなりません。しかし、特定の条件を満たすことで、領収書として代用できることが国税庁の公式WEBページに記載されています。

そのため、実店舗などでクレジットカード決済をした場合は、レシートやクレジットカード売上用、領収書を受け取るようにしたほうがよいでしょう。クレジットカードの利用明細は、万が一の際に代用するようにしておきましょう。

　

出典：カード会社からの請求明細書

フリーランスが領収書を書くときに必要なもの

フリーランスの業態によっては、領収書を発行する機会が多くなる方もいらっしゃると思います。この項目では、フリーランスが領収書を書くときに必要なものをお伝えします。

領収書のテンプレート

領収書は、以下の内容を記載する必要があります。

　

・領収書の発行日

・発行者名（フリーランスの氏名か屋号。押印をすることが望ましい）

・宛名（取引先の氏名や屋号、会社名を記載）

・金額

・内訳（消費税率と消費税額）

・但し書き（どのようなやりとりをして金銭を受け取ったか）

・収入印紙（領収書を書類発行し、取引金額が5万円以上の場合に必要）

　

以上を満たせば領収書として成立し、手書きでも電子でも作成可能です。手書きの領収書の場合、100円ショップでも販売されていますので、それらを利用してもよいでしょう。また、領収書は複写式のものにし、控えを残すようにしてください。電子の領収書の場合、WEB上で公開されている無料のテンプレートを利用してよいかと思います。自身が気に入ったものを使い、ExcelやGoogleスプレッドシートなどでアレンジをして利用しましょう。

また、2023年10月からインボイス制度が開始される予定となっていますが、インボイスに登録している事業者が領収証を発行する場合、「適格請求書発行事業者の登録番号」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額等」の記載が必要になります。インボイスに登録している事業者と登録していない事業者では請求書や領収書の書き方も異なりますので、その点には注意してください。

　

関連記事：フリーランスでも簡単に作れる！フリーランスの請求書の作り方をわかりやすく解説

　　　　　フリーランスは消費税を請求できる？請求書の記載方法を詳しく解説

　　　　　フリーランスが知っておくべきインボイス制度について解説

収入印紙

領収書の取引金額が5万円を超えた場合、収入印紙が必要になります。収入印紙とは、経済的な取引をした際に発行された書類（課税文書）に対する税金（印紙税）を支払うための証票のことをいい、取引額によって以下のように収入印紙代が異なっています。

　

領収書の金額	収入印紙代
5万円未満	非課税
5万円以上 100万円以下	200円
100万円超 200万円以下	400円
200万円超 300万円以下	600円
300万円超 500万円以下	1,000円
500万円超 1千万円以下	2,000円
1千万円超 2千万円以下	4,000円
2千万円超 3千万円以下	6,000円
3千万円超 5千万円以下	10,000円
5千万円超 1億円以下	20,000円
1億円超 2億円以下	40,000円
2億円超 3億円以下	60,000円
3億円超 5億円以下	100,000円
5億円超 10億円以下	150,000円
10億円超のもの	200,000円
金額の記載がないもの	200円

　

出典：No.7141 印紙税額の一覧表（その2）第5号文書から第20号文書まで｜国税庁

　

また、収入印紙の金額は税抜価格で適用されます。そのため、税込価格で領収証を発行する際は「うち消費税¥⚪︎⚪︎⚪︎-」や内訳に「商品金額と消費税額を記載」するようにしましょう。税込のみの表示金額だと、収入印紙の要否がその金額で判断されてしまうため、余計な出費を重ねてしまうことになります。

加えて、印紙税は書面のやりとりで発生する税金になっているため、領収書を電子送信した場合は課税されません。取引先との取り決めによりますが、収入印紙代のことを鑑みると電子で領収書を発行したほうがよいでしょう。

印鑑

ビジネス上の取引では、領収書の発行者名欄に押印をすることが一般的です。また、収入印紙を領収書に貼った際に双方を跨いで押印する「消印処理」、封筒を閉じた際に第三者に開かれることを防ぐための「封字」などでも印鑑は利用されます。

封筒

領収書を郵送する場合、封筒のサイズは120mm×235mmの長形3号（なががたさんごう）が一般的です。A4サイズの領収書でも三つ折りにして封入します。

領収書在中印

領収書を封入する際は、領収書在中と封筒に示します。手書きでも問題ありませんが、事業運営をするうえで領収書の送付は頻繁に発生するため、領収書在中と書いてあるスタンプを購入したほうがよいでしょう。また、手書きよりもスタンプのほうが見栄えもよくなります。

切手

郵送をするためには切手が必要です。領収書のみの送付の場合、内容量が25g以内に収まるので「84円切手」を準備しておきましょう（2023年7月時点の郵便料金）。

　

出典：手紙・はがき – 国内の料金表 – 郵便局

フリーランスとして領収書を発行するときのポイント

フリーランスが領収書を「発行」するときのポイントを3つお伝えします。

支払い方法の確認が必要

取引による金銭の受け渡し方法には大きく分けて、①現金、②銀行振り込み、③クレジットカード、④⚪︎⚪︎ペイなどの電子マネー決済がありますので、取引先と話し合って支払い方法を確認しましょう。そして、③クレジットカード、④電子マネーでの支払い希望を受けた場合は、領収書の発行に注意が必要です。

まず、③クレジットカードですが、クレジットカードの支払いは「信用取引」というやりとりになるため、支払いをする人はまだ金銭の支払いをしていない状態、フリーランス（受け取り側）は金銭の受け取りをまだしていない状態になります。したがって、支払いがまだ完了していない状態となりますので、フリーランスは領収書の発行義務がありません。取引先から領収書の発行を求められた場合は、フリーランスが任意で発行していることになります。また、そのような場合は領収書にクレジットカードで支払いを受けたことを明記するようにしましょう。

④電子マネー決済は、「プリペイド型」「デビット型」「ポストペイ型」という種類があり、プリペイド型とデビット型は領収書の発行が必要になります。しかし、ポストペイ型はクレジットカードと同じく後払い形式になるため、領収書を発行しなくてもよいものになります。

しかし、電子マネー決済の「型」をフリーランス側が判断することは難しいため、電子マネー決済を求められた場合は領収書を発行しておいたほうがよいでしょう。領収書を発行する際は、クレジットカードと同じく、電子マネーで決済された旨を明記するようにしましょう。

金額が5万円以上の場合は収入印紙が必要

上述したように、税抜の取引金額が5万円を超えた書類での領収書発行には、収入印紙が必要となります。収入印紙を貼り忘れてしまった場合、その領収書が無効になることはありませんが、「印紙税法違反」として過怠税（かたいぜい）が課せられてしまいます。過怠税は、本来の収入印紙代の3倍の金額を払うことになりますので、罰則を受けないように注意しましょう（ただし、税務調査前に自己申告した場合は1.1倍に軽減されます）。

原則として「再発行」は不要

領収書を発行したのにも関わらず取引先が再発行を求めてきた場合、フリーランスは再発行に応じる義務がありません。領収書を二重に発行することを「二重発行」といい、取引先の経費水増しや架空取引に利用される可能性がある行為になります。二重発行は、フリーランスと関係のないところで犯罪に加担してしまう行為になりかねませんので、領収書の再発行を拒否しているフリーランスも多くなっています。

しかし、取引先に悪意がなく、本当に領収書を紛失してしまっているケースもあるかと思います。そのような際は、取引内容がわかる「請求書」や「納品書」で代用できないか提案をしてみましょう。また、どうしても再発行を求められた場合は、領収書に再発行のものである旨を明記するようにしましょう。

フリーランスとして領収書を受領するときのポイント

フリーランスとして領収書を「受領」するときのポイントを2つお伝えします。

宛名の記載有無を確認する

宛名のない領収書を保存している場合、税務調査があった場合にいらぬトラブルの原因になる可能性があります。そのため、領収書を受け取る際は宛名をしっかりと記載してもらうようにしてください。また、時間のないときやレジが混んでいるときなどは「上様」で済ますこともあるかと思いますが、上様という宛名は領収書の書き方としてはあまり好ましくないものとなります。フリーランス自身の身を守るためにも、本名や屋号などの「事業で利用している名称」を書いてもらうようにしましょう。

領収書が発行できない場合は出金伝票を活用する

交通費や自動販売機での購入などの基本的に領収書が発行できないやりとりや、取引先へのご祝儀や見舞金などの領収書の発行を頼みにくいケースがあるかと思います。そのような際は、「出金伝票」を発行して、領収書の代わりとすることが可能です。しかし、出金伝票として認められるには下記内容を記載する必要があります。

　

・日付

・支払先

・勘定科目

・摘要

・金額

　

これらを記載して、領収書と同じように保管しましょう。また、領収書が発行されない交通手段での記帳方法は、下記関連記事の【5.2 領収書が発行されない交通費の場合】でまとめています。交通系ICカードを利用した際の記帳方法なども説明していますので、よろしければご確認ください。

　

関連記事：フリーランスの交通費は経費？経費の落とし方を徹底解説

領収書を管理する方法

領収書を管理する方法を3つお伝えします。

保管期間内に破棄しない

本記事の冒頭でお伝えしたように、開業届を提出していないフリーランスでも税法上は白色申告者に該当します。白色申告者は領収書の5年間の保存、青色申告者は7年間の保存が義務付けられているため、保存期間内に領収書を破棄しないようにしてください。

基本的に、領収書の保存状態が問題になりえるのは税務調査がおこなわれたときになります。5年間、あるいは7年間のあいだに税務調査がない可能性もありますが、万が一税務調査がおこなわれた際は、領収書がないことでトラブルに発展する可能性も出てきます。領収書の保管は義務でもありますので、フリーランスは自己防衛のためにもしっかりと決まりを守るようにしまよう。

控えを保管する

フリーランスが領収書を「発行」した際は、白色申告者、青色申告者を問わず7年間の保管義務があります。そのため、受領した領収書と合わせて「領収書は7年間保管するもの」と認識しておいてよいかと思います。また、保存期間の起算日は確定申告をした翌日から7年となっています。

確定申告は1月1日から12月31日までの所得を翌年の2月16日から3月15日におこなうものですので、領収書の起算日は「領収書を発行・受領した年の翌年から起算される」ことになります。

23例えば、2023年7月14日に発行・受領した領収書は、翌年の2024年2月16日から3月15日までの間に確定申告で処理をされることになります。そのため、「2023年に発行・受領した領収書の起算日は、2024年の確定申告をした日の翌日」です。この点は誤認識することが多いポイントとなっていますので、しっかりと覚えておくようにしましょう。

電子保存をおこなう

2022年1月1日から施行された「改正電子帳簿保存法」で、書類で発行・受領した領収書を電子（画像データ）で保存することが可能になりました。また、電子帳簿保存法では、電子で発行・受領した領収書は原則的に電子保存をすることが定められています。

2024年1月1日以降は、「税務署が認めるやむを得ない事情が認められる場合」かつ「税務調査等の際に提示できるよう、保存するべき電子データを書面で出力する場合」を除いて電子の領収書を紙の領収書に出力しての保管ができなくなります（2023年12月末までは、経過措置として電子の領収書を紙に出力しての保存も可能です）。

2024年1月から電子の領収書の扱いが変わるため、フリーランスはこちらの制度に対応するよう、管理方法を改める必要があります。

まとめ

厳密には、白色申告者と青色申告者で受領した領収書の保管期間は異なります。しかし、発行した領収書に関しては7年間の保管で統一されているため、フリーランスの方は「発行・受領に関わらず領収書は7年間保存する」と決めたほうが効率がよくなるかと思います。

それ以外には、領収書としての効力を持たせるためには「宛名」が大切な要素となること、収入印紙は税抜価格が課税対象となること、クレジットカード支払いでは領収書の発行が不要なことなど、領収書に関しては覚えておきたい内容が多くなります。領収書の扱いに困ってしまった際は、本記事を繰り返し見るなどしていただければ幸いです。

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