フリーランスとして活動をするうえで、経費についての知識を深めることは重要な内容の一つです。交通費は経費に計上できるものですが、経費として扱うためには条件があり、確定申告で必要になる帳簿への記帳もしっかりとおこなう必要があります。この記事では、それらについて解説をしています。ぜひともご確認ください。
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フリーランスは交通費を経費計上できる？
上述したように、フリーランスの交通費は経費に計上することができます。しかし、フリーランスの事業を運営するために必要な交通費のみが該当するため、プライベートな用事で利用した交通費は経費に計上することができません。
事業に関係のないことで支払った交通費を経費として計上した場合、税務調査で該当する交通費が不正計上だと認定されると「過少申告加算税」や「無申告加算税」「延滞税」「重加算税」といった加算税が追徴される可能性があります。これらの税金は罰則的なものとなっており、通常の税金額よりも支払う金額が大きくなります。また、悪質な場合は刑事罰が下り逮捕される可能性もあるため、交通費を含む経費の不正計上はしないようにしましょう。
フリーランスと法人の経費の違い
フリーランスも法人も、事業を運営するために支払った金額は経費にすることができます。経費には、交通費の他にクライアントとの打ち合わせや接待で支払った「接待交際費」、携帯電話やインターネットの利用料として支払った「通信費」、広告宣伝で支払った「広告宣伝費」などの項目があります。
フリーランスと法人の経費の違いの一例としては、フリーランスのような個人事業主は接待交際費の上限が設けられていませんが、資本金1億円以下の法人は800万円までという上限がある。個人事業主は売上から経費を差し引いた金額が所得となっているため給与という概念はないが、法人では社長が一人で経営している「一人法人」でも給与という扱いになり、一人法人の方が受け取る金銭も法人の経費として計上することができるという違いがあります。
フリーランスが交通費を経費計上できるもの
フリーランスが交通費として経費計上できるものは以下の2つです。
公共交通機関を使った移動
事業の運営に関係のある、バスや電車、タクシー、飛行機、フェリーなどの公共交通機関で支払った交通費は経費に計上することができます。事業の運営に関連のある用事としては、クライアントの打ち合わせや接待、取材、研修、セミナーなどで支払ったものを含みます。また、クライアントのためにタクシーや代行運転などを手配した際の支払いは、接待交際費として経費計上することができます。
ガソリン代・駐車場代
自分の保有する自動車やバイクで移動した場合、移動にかかったガソリン代や駐車場代も交通費として経費に計上できます。ガソリン代を正確に算出することは難しいですが、利用した車両の燃費や移動距離から大まかな金額を計算すれば大丈夫です。しかし、常識の範囲内で妥当だと判断できる金額にする必要があります。
フリーランスが交通費として経費計上できないもの
フリーランスが交通費として経費に計上できない例を2つお伝えします。
出張の延長でプライベートで観光した場合
出張する際の交通費は全額交通費として経費に計上できますが、事業とは関係ないところに観光に行った際の交通費は経費に計上できません。しかし、事業に関係のある場所に行ってその周辺を観光する場合、その交通費は経費として計上することができます。あくまで事業に関連することのためにその場所に赴き、観光はそのついでであれば大丈夫です。
プライベートで旅行した場合
プライベートで支払った旅行代や交通費は経費にすることができません。経費になるか否かを考える際は、「事業に関連することで支払ったものであるか否か」が判断基準になります。自分に都合が良いように拡大解釈などをしないようにしましょう。
フリーランスの交通費を経費として記帳する方法
フリーランスが経費を管理するためには、帳簿に経費の内容を記帳する必要があります。この項目では、交通費の記帳方法について解説をします。
領収書が発行される交通費の場合
タクシーや新幹線、高速バス、飛行機代など、領収書が発行される交通費は、領収書を保存したうえで、その内容を帳簿に記帳します。下記の仕訳は現金で支払った交通費の記帳例です。
| 借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 | 摘要 |
| 交通費 | 980円 | 現金 | 980円 | 電車代 |
領収書が発行されない交通費の場合
電車やバスなどでは領収書が発行されないことが多いので、どのように処理をすればよいか悩んでしまう方もいらっしゃると思います。領収書が発行されない交通費の場合は、領収書を管理している電子データや紙のデータに交通費の欄などを設け、以下の内容を記録しておきましょう。
・日付
・金額
・交通機関名（バス会社や鉄道会社の路線名などを記載）
・乗車区間
・バスや電車を利用した理由
これらの内容を記録して、通常の交通費と同じように記帳するようにしましょう。
交通系ICカードのチャージ代から支払った交通費の場合
日常的に利用するバスや電車では、交通系ICカードから支払いをする方が多いかと思います。ここで注意をしたいことが、交通系ICカードへ支払ったチャージ代は交通費としての経費に該当せず、実際に交通機関を利用して支払った金額が経費に該当するということです。
事業で利用することを目的として、事業用の現金から交通系ICカードにチャージをした場合、その金額も帳簿に記帳しなくてはなりません。事業用の現金10,000円をチャージした場合の記帳例は以下となります。
| 借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 | 摘要 |
| 前払金 | 10,000円 | 現金 | 10,000円 | 交通系ICカードへのチャージ代 |
交通系ICカードへのチャージ代は借方の勘定科目で前払金として扱われます。そのため、交通系ICカードで交通費を支払う際は、貸方の勘定科目に前払金と記入し、以下のように記帳します。
| 借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 | 摘要 |
| 交通費 | 980円 | 前払金 | 980円 | 電車代 |
チャージ代から交通費を支払った場合、領収書の発行ができないものが多くなります。そのため、前項のように情報を記録したり、交通系ICカードの利用履歴が表示されたデータを保存したり、印刷するようにしましょう。また、交通系ICカードをプライベート用と事業用で混同してしまうと、確認作業の手間がかかってしまいます。そのため、事業用のものを1枚用意することをおすすめします。
交通費を請求書に反映しても問題ない？
フリーランスとして業務を請け負った際の交通費は、請求書に反映しても問題ありません。しかし、交通費を請求することができるか否かについては双方の同意が必要です。クライアントの了承を得ずに請求書に交通費の金額も含んでいると、トラブルの原因になる可能性がありますので注意しましょう。
また、請求書に交通費を記載する際は、①記載方法についてクライアントに確認をする、②交通費の詳細を記載する、③利用したことを証明するために領収書や交通系ICカードの利用履歴を添付する、などをすることが一般的です。交通費の請求可否に加え、記載方法なども事前に確認しておくことをおすすめします。
まとめ
フリーランスとして働いている方は、事業の運営に関わることで支払った交通費を経費に計上できます。しっかりと管理して抜け漏れがないようにしましょう。また、交通系ICカードを利用した場合は少し記帳が面倒になるかと思いますが、慣れれば簡単に処理できるようになります。経費計上は節税にもつながるため、記帳方法を覚えて活用することをおすすめします。
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