エンジニアであってもフリーランスであれば、自分で経理の仕事もおこなわなければいけません。またフリーランスは会社員と違い、健康保険料や介護保険料、国民年金保険料を全額支払う必要があります。
少しでも手取り収入を増やすために、可能なものは経費として計上しましょう。収益をえるために事業で使用した費用を計上することで、節税をすることができます。ここではフリーランスエンジニアとして知っておくべき、経費に関する知識やアイデアをまとめています。
Contents
経費とは
経費とは事業をおこなう際に、利益をえるためにかかった費用を指します。企業でいえば従業員に支払う給料、レンタルオフィスの賃貸料などがそれにあたります。また、コピー用紙や筆記用具など事務用品にかかった費用も経費にみなされます。
経費は売上から引くことができ、その分、かかる税金を抑えることができます。同じ金額の収入を得ていても、経費をたくさん使っていれば利益から差し引かれ、課せられる税金も少なくなります。
フリーランスが経費計上する際に押さえたいこと
フリーランスエンジニアが経費を計上をする際に押さえておきたいことを3つお伝えします。
経費になるものとならないもの
経費になるかならないかは、その支出が仕事に関係するか否かです。そのため、自分の趣味として買ったものや家族のために購入したものの代金、友人との交際費など、プライベートで使った費用を経費にすることはできません。また、所得税や住民税は支出として認められていないため、経費にはなりません。
ここで注意をしたいのが、国民健康保険や国民年金、生命保険料などの控除対象となるお金の管理です。これらは最初から所得の控除対象となっているため、支払った金額は経費として計上するのではなく、社会保険料控除や生命保険料控除で計算するものとなります。
また、クライアントなどとの飲食費は接待交際費として認められており、仕事の打ち上げや忘年会などの会費は経費に計上することができます。さらに、エンジニアとしての仕事のためであれば、ゲームソフトの購入費も経費として計上できます。一番最初にお伝えしたように、経費になるかならないかは、「その支出が仕事に関係するか否か」です。
しかし、仕事で使うために購入したとしても、スーツやメガネなどの日常でも利用すると考えられるものは、仕事で必要になった正当性のある理由や仕事でしか使っていない論理的な説明ができなければ基本的に経費として認められません。インターネット上には経費に関する情報がたくさんありますので、少しでも迷った場合は積極的に調べるようにしてください。
按分（あんぶん）
経費を計上するうえで、重要なのが按分です。按分とは、ある基準に基づいて物や金銭を割り振ることを指します。経費の計上における按分は、かかった費用をプライベートなものと、仕事目的のものとに分けることです。
例えば、賃貸物件で在宅型のフリーランスエンジニアをしている場合、自宅が仕事場と住まいの両方を兼ねています。このようにプライベートと事業で兼用しているものは按分計算をすることで経費として計上できます。家賃の他には、光熱費や交際費、インターネットや携帯電話の料金なども対象になります。
按分の割合は、業務に取り組んでいる時間や日数、専有面積など、さまざまなものを基準にすることができます。一般的に家賃の場合は専有面積、通信費や光熱費は使用時間を基準とすることが多いです。
このような基準や計算方法は、明確な決まりが存在するわけではありません。しかし、だからといって業務とプライベートの隔てなく使用しているものを、すべて経費として計上すると税務署から指摘を受けることになりかねません。合理的な説明ができるように実情に合った基準を設定し、計算することが重要です。
経費率
仕事に関連する出費であれば、さまざまなものを経費として計上することができます。しかし、当然ながら経費としての計上が多すぎると税務署から確認が入る場合があります。そこで目安となるのが、収入に対して経費がどれだけの割合を占めているのかを表す、経費率です。
経費率の計算は、経費÷収入で求められます。例えば経費が400万円で、収入が700万円であれば、400万÷700万で、経費率は約57%になります。
経費率は60％前後であることが理想とされています。年収が700万円だった場合、420万円までに納めると良いでしょう。経費をまとめて計上する場合には、ぜひこの60％という数字を意識してみてください。
経費を正しく計上して節税しよう
会社員時代は、経理部門が経費について担当してくれていたため、駆け出しのフリーランスエンジニアの方は、自分で処理をすることが面倒だと感じることもあるかもしれません。しかし、経費を学ぶことは節税になり、収支の面で大きなメリットになるのです。
どのような事業も利益に見合った金額の税金を収めなくてはいけません。この利益は、売り上げから仕事にかかった費用を差し引くことで求められます。経費を売り上げからきちんと差し引くことができれば、本来支払うべき額以上の納税をするといった好ましくない状況を避けることができます。
領収書は7年間の保管が必要
フリーランスエンジニアとして活動をしている方は、青色申告事業者で7年間、白色申告事業者で5年間は領収書を保管しておく必要があります※。領収書は、経費が実際に支払われたことを証明するために必要な書類となり、所得税法上でも個人事業主に課せられている義務の一つです。
また、確定申告をする際に領収書の提出は必要ありませんが、税務調査で税務調査官が訪れた際に経費に該当する領収書を保有していないと、追徴課税として税金が追徴される可能性もあります。しっかりと管理しておきましょう。
加えて、保管期間の7年間とは、「領収書が発行された年度分の確定申告書の提出期限翌日から7年」となっています。例えば、2022年11月9日に発行された領収書の確定申告書の提出期限は2023年3月15日でしたので、保管期間の7年の起算日が2023年3月16日となり、2030年3月15日まで保管義務が生じます。
※注釈：白色申告事業者の領収書の保管は5年になっていますが、法定帳簿の保管期間は7年となっています。領収書と法定帳簿を別々に管理しても問題はないの大丈夫ですが、分かわかりやすくするためにも7年と考えておいたほうが良いよいでしょう
| 領収書の発行日 | 2022年11月9日 |
| 確定申告書の提出期限 | 2023年3月15日 |
| 保有期間の起算日 | 2023年3月16日 |
| 領収書の保管期限 | 2030年3月15日 |
領収書の発行日を起算日とした7年間ではありませんので、この記事をきっかけにしっかりと認識するようにしましょう。
フリーランスエンジニアによくある経費
フリーランスエンジニアの場合、どのようなものが経費として計上できるのでしょうか。ここでは基本的なものから、エンジニアの経費としてよくあるものまで、具体的に取り上げていきます。
基本的な勘定科目
一般的なフリーランスエンジニアエンジニアの方は、以下のような経費を計上することが多くなるでしょう。
通信費、パソコン関係
業務上必須となるインターネット環境や、パソコン、業務ソフトなどは経費として計上可能です。パソコンは、プライベートでの使用頻度がわずかであれば、全額経費として計上することができます。
また自分用のサーバー、データを保存するクラウドストレージのレンタル料、仕事をするためのデスクやイスといった家具も経費にすることができます。
地代家賃
店舗や工場、駐車場などを借りるためにかかる費用や家賃のことです。自宅を作業場にしている場合、使用面積や時間によって経費として計上することが可能です。ただし、敷金や保証金のような返ってくるお金は、計上することができません。上述した家賃の按分はこちらの勘定科目となります。
旅費交通費
取引先までの電車賃、接待から帰る際のタクシー代は、自分だけの分であれば経費として計上できます。公共交通機関は基本的に領収書がないため、利用する際は記録を付けておくと、税務署から指摘を受けた際に役立ちます。また、仕事のために利用したホテル代も旅費交通費として計上可能です。
エンジニアによくあるもの
エンジニアの方はスキルアップのためにセミナーや研修に参加することが多いのですが、実はこのようなこうした仕事に関する費用も経費にできます。仕事に必要な内容であれば、イベントの参加費も対象です。さらに、交流会のために作成した名刺の費用、勉強するために購入した書籍代なども経費にできます。
まとめ
フリーランスは実際の業務以外にも営業や経理などを担当する必要があり、経費の計算もそこに含まれます。はじめは面倒に感じるかもしれませんが、経費について詳しくなれば、本来の収支に見合った額の納税ができ、節税につながります。
ご自身のメリットになるため、これまでの情報を参考にしてフリーランスエンジニアとしての活動に役立ててください。
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